OA是英文Office Automation(办公自动化)的英文缩写,小小的两个英文字母组合,见证了中国管理软件产业一段不平凡的历程。OA与协同的结合,使OA开始焕发出熠熠光辉。本文从概念、应用、市场三个角度,对OA的发展脉络予以厘清。
OA(Office Automation办公自动化)这一概念由来已久,但概念比较模糊,甚至紊乱。OA既包括打字机、复印机、传真机等办公自动化硬件设备,也包括个人化的桌面字表编辑软件,还包括网络化的自动化办公系统。
70年代末,除个别尖端科技领域外,我国计算机应用几乎是空白,最早用在日常办公事务的自动化处理上,因此计算机应用系统与OA系统在概念上的区分不明确。1979年,长春一汽尝试使用计算机进行凭证的自动处理与帐务自动计算,开启了会计电算化工作的先河,也成为早期的OA应用典范。
80年代,打字机、复印机、传真机等设备在办公领域的应用,使办公自动化这一概念更多地与设备相关。90年代是国产应用软件发展的黄金时期,用友、先锋、功能较多、安易等会计软件产品,也被列入办公自动化OA软件的范畴,在会计部门广泛应用。
这一时期,求伯君编写的WPS文字编辑软件,朱崇君编写的CCED表格处理软件,是最为流行的两款桌面办公自动化软件。也是从这一时期开始,办公自动化软件更多地与字表编辑软件靠近。
随后,微软的OFFICE套件开始统领桌面办公自动软件,字表编辑软件一度成为办公自动化软件的代名词,许多学校开办的办公自动化软件课程,主要课目就是字表编辑软件。
与OA软件相伴相生的,是MIS(管理信息系统,Management Information System)这一概念。虽然普通人无法明确区分OA与MIS的不同,但在大多数计算机用户看来,MIS是规模更为庞大的计算机应用,更像是一个网络化的OA。
网络OA最早应用在文档传输与共享上,其中被IBM收购的LOTUS在网络OA的应用上开拓了一个新时代,基于LOTUS Notes/Domino系统上的网络办公系统遍地开花。国内也出现了大量基于LOTUS Notes/Domino系统上的增值软件开发服务商,开发了各种网络化的办公自动化OA软件。
至此,办公自动化OA才接近目前大家普遍理解的概念,办公自动化OA与工作流、即时通讯等群组协同的功能结合,使传统OA发展到时兴的协同OA。协同OA的概念示意图如下:
IBM于1996年对LOTUS的收购,表明国内外IT厂商和用户对网络办公系统空前关注。
在网络办公自动化OA系统快速的提升的同时,以ERP为代表的管理软件发展也非常快。1998年,用友、金蝶等财务软件厂商不约而同进军ERP。之后不久,ERP开始泛化,各种管理软件都贴上了ERP的标签,CRM、HR、SCM、DRP等管理软件概念层出不穷。
虽然办公自动化OA的概念和应用一直伴随着信息化的发展,但由于OA概念模糊,缺乏完备的产品和应用理论体系支撑,使得OA始终没受到重视,成为信息化的边缘产品。
曾几何时,那些ERP解决不了的、CRM没办法实现的、HR也不管的种种信息化的应用需求,都划入OA解决的范畴。这种概念与应用的边缘化,使OA厂商面临巨大的发展危机,产品无法围绕着核心去发展,应用也无法规范化和标准化。
许多OA厂商的产品成为大杂烩,一些CRM、HR等功能加入到OA系统之中,甚至有许多厂商本身缺乏对信息化的理解,一味迎合用户的需求,使OA系统越来越庞大,而其核心的资料流转与共享功能反而变得很薄弱。协同OA与ERP、CRM之间的关系示意图如下:
与财务软件、ERP软件等具有相对规范的应用标准不一样,OA的应用功能非常杂乱。如果说财务软件厂商、ERP软件厂商的产品是80%类似、20%不同,OA则恰恰相反,厂商产品的相似度不到20%。据统计,我国OA厂商有500多家,其中成熟的产品有近百款。
同一市场中大量功能迥异的OA产品,使厂商与用户也迷失其中,甚至陷入苦苦挣扎的境地。
上世纪90年代出现的工作流(Work Flow)技术,使软件系统在网络自动流转信息和分解任务,强化了软件应用者的工作协同性,加强了工作的自动化处理效率。因此,工作流这一协同软件的核心技术一经出现,就被大范围的应用在网络办公领域。
从公文收发到行政审批,从请假报销到项目管理,这些原来办公自动化涵盖的工作内容,都被以工作流为核心的协同应用思想重新定义。以工作流为主要核心功能的网络办公系统,被称之为协同OA软件。
2000年开始,协同软件进入发展的黄金时期,大量的办公自动OA系统和ERP、CRM等软件产品采用工作流技术,强化了协同性。支持群组网络协同工作的LOTUS Notes/Domino,可称之为现代意义上的协同软件的鼻祖。LOTUS Notes创始人奥齐于1997年创建了Groove Networks(2005年被微软收购),在全球泛围掀起了新一轮的协同软件发展高潮。
我国主流的协同软件厂商大多成立于2000年到2005年之间,这几年是协同软件百家争鸣的时期,大家对什么是协同软件、协同软件的发展前途、协同软件的功能与应用等问题争论不休。
在此期间,发生了几件大事,对协同软件产业的发展带来了深远影响:一是北京点击获得富达1300万美元的投资,使协同软件获得业界关注;二是复旦协达由一个提供协同软件技术的研究机构,转型为独立品牌的协同软件产品供应商,市场培育期过渡到成熟应用期;三是用友、浪潮等一批传统软件厂商进入协同市场,标志着协同软件得到普遍认可。
2006年初,很多还对协同软件抱有怀疑态度的人,开始正视协同软件,一些曾经认为“协同”是炒作概念的人,也开始改变观念。中国信息产业发展研究院,正式将协同软件当作一个单独的软件门类,“登堂入室”,划入正统。
2006年是协同软件发展的重要转折年,协同软件被“官方”认可,业界对协同软件的关注,也由概念的纷争和前景的担忧,转变为对协同软件核心思想的研究。以流程为核心的新型办公自动化OA软件,归入到协同软件的范畴,其理论与应用更加标准。
进入2007年,协同软件对于业务流程管理的支持程度,慢慢的变成了衡量协同软件产品的质量的主要的因素,工作流引擎技术成为协同软件的核心技术,业务流程管理成为协同软件的核心功能,通过优化工作流来增强管理执行力,已成为协同软件的核心应用价值。
由传统OA发展到协同OA,办公自动化OA的概念由模糊变得清晰,OA由信息化的边缘产品慢慢的变成为信息化的基础与核心产品之一,OA的功能与应用也逐步向工作流这一核心靠拢,协同软件开始具有完整的理论与应用体系,得到用户的广泛认同。